Relevant voor:
Iedereen die een email wil gebruiken met een mailbox bij ons.

Woord vooraf:
Door de snel wijzigende technology wordt email tegenwoordig ook geraadpleegd op telefoons, tablet, etc.
Omdat u overal emails verzend en leest is het vaak lastig om hier een goede oplossing voor te vinden, vandaar deze pagina met "Best Practices".

Begrippen:
In tegenstelling tot sommige providers zoals Google of Microsoft, is de opslag bij ons niet gratis en ook eerder beperkt in ruimte.
De reden daarvoor is dat een mailbox bij ons een product is dat u bij ons huurt. Bij de gratis providers bent u het product. Uw emailadres wordt gelinked aan uw persoonlijke voorkeuren (adhv de inhoud van uw emails).
Daarnaast doen wij er alles aan om te voorkomen dat derden in uw mailbox kijken, ook bij gerechtelijke bevelen zullen wij u hierover contacteren.

Ook wanneer u kiest om al uw mails te bewaren bij Google of Microsoft heeft u echter een "opslag-strategie" nodig, zeker wanneer u een mail van enkele maanden of zelfs jaren geleden moet zien terug te vinden.

Configuratie
Configureer op alle toestellen uw emailaccount met het type: "IMAP"
Configureer op alle toestellen uw emailclient zo dat een kopie van een verzonden email wordt bewaard in een submap van uw Inbox "Verzonden Berichten / Sent Items / Sent". Deze submap is standaard aangemaakt maar verschilt van naam afhankelijk van de versie en taal van uw emailclient (Outlook, Thunderbird, Mac-mail, etc)

Hoofd-computer
Op het meest gebruikte toestel (normaal de Desktop op de werkplek), maakt u in de Lokale Mappen diverse submappen. Al gelang uw wensen deelt u deze in naar bijv "Klanten", "Producten", "Leveranciers", waarna uw eventueel nog een verder opsplitsing kan doen.
Hierin bewaart uw de mails van uw klanten/leveranciers die "afgewerkt" zijn, en u vanuit de Inbox naar het juiste mapje versleept.
In uw Inbox staan dan enkel de niet-afgewerkte emails

Verzonden emails
Voor de emails die uzelf verzend zien wij vaak 2 opties:
- in de lokale mappen een submap "Verzonden", met daaronder submapjes voor de jaartallen.
- de door u verzonden mails sleept u in de map van die klant/leverancier.

De tweede opties is het meest arbeids-insentief, maar is vaker sneller bij het opsporen van mails, en geeft u een beter overzicht. Vooral bij firma's waar u met verschillende mensen communiceert is deze manier de handigste.

De mails die u verstuurd via andere toestellen staan normaal nog enkele weken bewaard in uw "Verzonden Items" submap van de Inbox, versleep die vanaf uw hoofdcomputers ook naar de juiste lokatie.

Backup
Zowel in Outlook als in Thunderbird en Mac-mail kan je de lokale mappen kopieeren naar een backup-locatie, neem deze bestanden op in uw backups van deze PC.